Цель: Обеспечить корректный прием товара, предотвращая ошибки и потери.

Этапы процесса:

1. Подготовка к приемке
   • Определить ответственное лицо: Управленец может взять на себя ответственность за выполнение этого этапа процесса приемки, назначить ответственного сотрудника или любой сотрудник может проявить инициативу и взять на себя эту ответственность.
   • Принять документы у экспедитора ТК (транспортная накладная, чек).
2. Проверка документов
   • Ознакомиться с транспортной накладной.
   • Убедиться в количестве мест и наименованиях товаров.
3. Физическая приемка товара
   • Подсчитать количество мест, соответствующее данным в накладной.
   • Для пересчета коробок при приеме можно использовать приложение на смартфоне (на усмотрение считающего).
   • Сравнить фактическое количество с указанным в транспортной накладной.
4. Подписание документов
   • В случае, если расхождения по грузовым местам отсутствуют — подписать транспортные накладные в двух экземплярах. Один экземпляр представителю ТК, второй передать в кабинет директору магазина.
   • В случае расхождений указать фактическое количество полученных мест.
5. Документирование повреждений и исключительных ситуаций
   • Если у коробок, паллетов, мешков есть следы вскрытия, повреждений и др. следы нарушения целостности (которые свидетельствуют о возможной краже, могут повлиять на внешний вид товара и его работоспособность) необходимо:
     • кратко отразить все нарекания во всех экземплярах ТТН.
     • документировать повреждения (фото- и видеофиксация грузовых мест с повреждениями).
     • при описании внешнего вида грузовых мест, можно использовать сл. шаблоны:
       • Коробки повреждены, груз внутри не осматривался.
       • Коробки мятые, груз внутри не осматривался.
       • Коробка вскрыта, сверка содержимого не производилась.
       • Поврежден или отсутствует скотч отправителя.
       • Коробки порваны, сверка содержимого не производилась.
       • Коробки подмочены, разорваны.
       • Нарушена целостность пломбы грузоотправителя.
       • Доски в паллете выломаны, пленка в паллете разорвана (если груз в паллете).
       • При отсутствии подходящего описания — использовать свои слова для детального описания повреждений.

Документирование повреждений и исключительных ситуаций

Цель: Обеспечить достоверную фиксацию состояния товара и выявленных проблем для дальнейшего анализа и принятия мер.

Процедура фото- и видеофиксации:

1. Фотографирование повреждений:
   • Перед началом приемки тщательно осмотреть упаковку и содержимое товара.
   • При обнаружении повреждений (вскрытые коробки, поврежденный скотч, мятые упаковки и т.д.) сделать фотографии:
     • Общий вид упаковки.
     • Близкие планы на повреждения (например, разрывы, вмятины).
     • Внутреннее содержимое при необходимости (например, если видны повреждения товара).
2. Видеофиксация (при необходимости):
   • В случаях серьезных повреждений или спорных ситуаций рекомендуется записывать видео, в котором показываются:
     • Состояние упаковки.
     • Процесс открытия коробки и проверка содержимого.
     • Общее количество мест и соответствие с накладной.
3. Условия для фиксации:
   • Фотографии и видео должны быть сделаны до подписания документов о приемке.
   • Убедитесь, что на снимках видны все важные детали, включая ярлыки и наклейки, которые могут помочь идентифицировать товар и повреждения.
4. Хранение и передача материалов:
   • Все фотоматериалы и видео должны быть сохранены в специальной папке на сервере компании с четким указанием даты, времени и описанием ситуации.
5. Документирование в отчетах:
   • Включите ссылки на сохраненные фото и видео в комментарии документа в программе учета.
   • Укажите краткое описание ситуации и результаты фиксации.
6. Обратная связь и анализ:
   • После документирования проанализируйте причины повреждений и включите информацию в отчеты для последующего обсуждения на собраниях по улучшению процессов.

Наличие качественной фиксации повреждений способствует более быстрому решению споров с поставщиками и страховыми компаниями.

Цель

Обеспечить корректный прием и учет товара, предотвращая ошибки и потери. Сверить соответствие фактически полученного товара товарам в документах программы. Занести штрих-коды и серийные номера товаров. Отметить ответственных сотрудников для фиксации заслуг в показателях эффективности.

Этапы процесса

Подготовка к сверке

• Откройте документ «Поставка» и форму «Сверка фактического соответствия фактически полученного товара» (далее СВЕРКА). Найдите нужную поставку с помощью способов описанных на изображениях:
• Изменить дату документа в случае, если она не соответствует фактической дате приемки
• Заполнение сотрудников выполняющих приемку: Внесите сверяющего сотрудника в поле «Принял» и ответственного за выкладку в поле «Мерчандайзер» (рис. 3). Это необходимо для увеличения баллов по соответствующим показателям эффективности (KPI) указанным сотрудникам.
• рис 3.

Распаковка и поиск товаров

• Распакуйте коробки с товаром и начните поочередный поиск товара в форме СВЕРКА, используя один из следующих способов:
  • Поле «Поиск отбор» (рис. 3),
  • Стандартный поиск по таблицам (горячие клавиши Ctrl+F),
  • Поиск по коду/артикулу поставщика в колонке «Код поставщика».

Обработка найденного товара

• Для обработки должна быть выделена любая ячейка в строке найденного товара
• Занесение данных о товарах:
  • Сканируйте штрих-код товара для его учета в программе. Убедитесь, что сканируете именно штрих-код¹, а не серийный номер.
  • При наличии серийных номеров переключитесь в режим «Серийные номера» (F11). После занесения серийников вернитесь в режим «Штрих-коды» (F12).
• Печать ценников:
  • Напечатайте ценники, используя кнопку или горячие клавиши Shift+W(Ц) для большого формата и Ctrl+W(Ц) для маленького, указав нужное количество в окне настройки.
  • ВАЖНО! Если товар уже находится на складе и прибыл по новой цене, замените ценники на прежнем товаре.
• Нанесение антикражных датчиков:
  • Оклейте товар стоимостью от 100 рублей гибкими или жесткими антикражными датчиками.
• Действия при несоответствиях и повреждениях:
  • При выявлении несоответствия фактического количества товара и количества в системе перепроверьте остатки данного товара и сообщите о недостаче или излишке управляющему.
  • При обнаружении товара с повреждениями, мятой упаковкой, недокомплектами или неработающего передайте его управляющему для оформления претензии поставщику, транспортной компании или назначения новой цены с учетом повреждений, если они не значительные.

Выкладка сверенного товара

• Сверенные и оклеенные ценниками и датчиками товары доставьте в соответствующие отделы торгового зала, для дальнейшей выкладки в соответствии описанием процесса мерчендайзинг (выполняется мерчандайзером, отмеченным в СВЕРКЕ).

Учет KPI

• Заслуги по сверке и выкладке товаров сверенных строк автоматически учитываются в показателях эффективности для сотрудников, указанных в полях «Принял» и «Мерчандайзер».

Завершение

• После завершения всех операций нажмите «Проверка штрихкод временно» и сохраните изменения, нажав кнопку «ОК» для проведения документа:
• 

Примечания и дополнения

Для сотрудников, желающих глубже ознакомиться с процессом «Поставка» и визуально понять его ключевые этапы, предусмотрен дополнительный материал:

Блок-схема регистрации этапов процесса «Поставка» в программе учета

Цель процесса
Обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте после приемки товаров, минимизировать затраты на хранение отходов и повысить удобство работы, своевременно утилизируя упаковочные материалы. Разделить бытовой и промышленный мусор для поддержания санитарных условия в зоне дальнейшего хранения, минимизируя привлечение грызунов.

Область применения
Процесс применяется в зонах приемки и складирования товаров в каждом магазине после завершения оприходования товаров, распаковки и расстановки на полки.

Этапы выполнения

Подготовка к уборке

• Проверьте, что весь товар успешно оприходован, а рабочее место освобождено от упаковочных материалов (картонных коробок, пластиковых и бумажных пакетов, пленки и прочего).

Упаковка картонных коробок

• Разберите пустые коробки, чтобы они заняли меньше места.
• Разбивайте разобранные коробки по размеру, чтобы удобно уложить их.
• Вложите все разобранные коробки в одну из таких коробок, согнув её пополам.
• Сделайте ручку из скотча, зафиксировав согнутый картон с вложенными внутрь.
• Готовый упакованный картон сложите у запасного выхода для дальнейшей утилизации.
• При надобности многоразовой упаковки определите возможность её повторного использования или подготовьте к утилизации.
• Важно: Укладка картонных коробок производится за ресепшен-столом или на складе, чтобы, несмотря на ограниченное пространство, минимально привлекать внимание покупателей. При этом не следует складывать коробки в торговой зоне, где покупатели выбирают товар. Это помогает сохранять удобство и порядок для посетителей, не отвлекая их от выбора товаров.
• Рекомендация: При укладке старайтесь максимально скрывать коробки от зоны видимости покупателей, чтобы поддерживать чистоту и организованность пространства.

Контроль чистоты рабочей зоны

• Осмотрите зону приемки, чтобы убедиться в отсутствии мусора, упаковочного материала или неприбранных коробок.
• Проверьте полки и зоны складирования на предмет оставшегося мусора.
• При необходимости протрите поверхности, очистите пол от грязи и упаковочной пыли.

Разделение бытового и промышленного мусора

• Бытовой мусор должен собираться отдельно от промышленного мусора.
• Промышленный мусор включает отходы, образующиеся в результате распаковки товаров: картонные коробки, пластиковая пленка, паллеты и т.п.
• Важно: В промышленном мусоре не должно быть никаких следов бытового мусора. Это поможет избежать привлечения грызунов.
• Промышленный мусор хранится отдельно, накапливается для экономии и редко вывозится на утилизацию в п. Майский, поэтому в нем категорически не должно быть остатков еды, личных отходов, салфеток и прочих бытовых предметов

Ответственные сотрудники: Сотрудники которые завершили сверку товара.

Контроль качества: Администратор проводит проверку зоны на чистоту и отсутствие несортированных материалов.

Результат: Чистая и организованная зона приемки товара, отсортированные и упакованные картонные коробки, соблюдение порядка рабочего места и предотвращение привлечения грызунов.

Цель

Обеспечить качественную сборку и подготовку товаров для продажи, гарантируя безопасность и удовлетворение клиентов.

Этапы процесса

Получение заказа на сборку

• Продавец-консультант принимает заказ от клиента на сборку велосипеда или снегоката.
• Проверяет наличие нужной модели и комплектации в магазине.
• Заполняет форму заказа с указанием данных клиента и модели товара.

Подготовка к сборке

• Собирает необходимые инструменты (отвертки, ключи, насосы и т.д.) и детали для сборки (колеса, рамы, ручки и т.д.).
• Все инструменты и мелкие запчасти собираются в отдельное, недоступное для детей место.
• Проверяет все детали на наличие повреждений и комплектность согласно инструкции.

Сборка

• Сборка товара производится в местах, свободных от горячих зон, не препятствуя перемещению покупателей по торговому залу.
• Все инструменты и мелкие запчасти собираются в отдельное, недоступное для детей место.
• Следуя инструкции производителя, консультант собирает велосипед или снегокат, уделяя внимание каждому этапу (установка колес, тормозов, руля и т.д.).
• Проверяет все соединения и механизмы на правильность установки и функционирование.
• Регулирует высоту сиденья и ручек в зависимости от пожеланий клиента.

Контроль качества

• После завершения сборки проводит тестирование: проверяет тормоза, устойчивость и другие функции.
• Убедившись в качестве сборки, заполняет чек-лист проверки.
• В случае обнаружения физических повреждений, сообщать управленцу для уценки товара.

Упаковка

• Аккуратно упаковывает собранный товар, защищая его от повреждений при транспортировке.
• Прикрепляет инструкции по эксплуатации и уходу за товаром.

Передача клиенту

• Уведомляет клиента о готовности товара.
• Объясняет клиенту основные функции и правила эксплуатации, отвечает на возможные вопросы.
• Предоставляет клиенту документы на товар (чек, гарантия).

Обратная связь

• После передачи товара консультант может попросить клиента оставить отзыв о процессе сборки и качестве товара.
• Записывает все замечания для дальнейшего анализа и улучшения процесса.

Ответственные лица

• Продавцы-консультанты — основное лицо, отвечающее за сборку.
• Менеджеры магазина — контроль качества и решение вопросов по сборке.

Важные аспекты

• Соблюдение техники безопасности при работе с инструментами.
• Обучение продавцов-консультантов по правильной сборке и ремонту.